Một trong những kênh thông dụng giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng chính là email. Nội dung email không những giúp trả lời email của khách hàng một cách chuyên nghiệp, giải đáp thắc mắc của khách hàng mà còn tác động đến suy nghĩ của khách hàng về doanh nghiệp. Do vậy, nếu bạn không chăm chút nội dung và có khả năng viết không tốt thì bạn sẽ mất nhiều khách hàng và ảnh hưởng đến thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp và sản phẩm, dịch vụ.
Lamtrangweb giúp khách hàng đánh giá cao dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp của bạn nhưng quản trị tốt website mới là yếu tố quyết định tới thành công của doanh nghiệp. Và cách trả lời email khách hàng sao cho chuyên nghiệp, hiệu quả là điều bất cứ người quản trị website đều mong muốn.
Cách trả lời email khách hàng một cách chuyên nghiệp
Trong trường hợp cần phản hồi email ngay. Tuy nhiên, bạn hãy dành ít thời gian để tìm hiểu khách hàng, suy nghĩ về nó để đưa ra phản hồi hay nhất. Nhịp điệu câu từ trong thư điện tử, đặc biệt là các câu nói về chính mình cần được chú trọng. Đôi khi chỉ cần sử dụng tử ngữ một cách hợp lý cũng đủ đem đến sự thoải mái cho khách hàng. Nội dung email cần phải rành mạch rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu. Những thông tin quan trọng cần được đặt ngay đầu email và tránh sử dụng các từ ngữ đa nghĩa dễ gây hiểu lầm. Ngôn ngữ viết tạo ra nhiều ý nghĩa hơn lời nói bởi tiếng việt vô cùng rộng và phong phú.
Mẫu email trả lời khách hàng
Tùy thuộc vào suy nghĩ của bạn mà có những cách phản hồi email theo cách chuyên nghiệp khác nhau. Một vấn đề được làm rõ sẽ dễ trả lời hơn vấn đề còn mập mờ, còn cần suy nghĩ thấu đáo.
Một email chuyên nghiệp sẽ thường có bố cục như sau:
- Để bắt đầu email bằng việc tiếp tục đề cập đến vấn đề đã và đang trao đổi trong email trước đó.
- Nếu khách hàng đặt nhiều câu hỏi thì bạn cần trả lời thành nhiều đoạn riêng biệt, mỗi đoạn đề cập đến một câu hỏi của khách hàng. Như vậy, khách hàng sẽ dễ dàng nắm được câu trả lời của bạn.
- Một điều tối quan trọng là bạn phải chắc chắn rằng không bỏ sót bất cứ email nào của khách hàng. Mọi thư điện tử đều cần phải được phản hồi, có thể chỉ đơn giản là lời xác nhận đã nhận được email, cảm ơn khách hàng hay hẹn thời gian trả lời sớm nhất có thể. Bạn có thể được hỗ trợ đắc lực bởi Email Template hoặc tính năng “Canned Responses” giúp gửi email tự động đến khách hàng.
VD:
“Chị Dung thân mến:
Cảm ơn chị đã hỏi về dịch vụ Lamtrangweb của công ty chúng tôi. Một thành viên trong đội ngũ kinh doanh sẽ sớm liên lạc lại với chị và tư vấn chi tiết thiết kế giao diện website để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của chị.
Một lần nữa, thay mặt công ty cảm ơn vì yêu cầu của chị.
Trân trọng,
“Mrs. Phuong”
Hy vọng những chia sẻ của Lamtrangweb qua bài “Cách trả lời email khách hàng chuyên nghiệp” giúp ích cho bạn đọc.